Productief en effectief werken voor online ondernemende moeders – 5 onmisbare tips

Je hebt geen baas die voorschrijft dat je van 9 tot 5 moet werken. Nee, je hebt kinderen die voorschrijven wanneer je kunt werken. Dat is de ugly truth van thuiswerkende mama’s. Daarom speciaal voor jou, de online ondernemende moeder die haar kostbare werktijd zo goed mogelijk wil gebruiken, hier mijn beste tips om productief en effectief te werken.

Productief en effectief werken: dit is waarom

Waarschijnlijk herken je het volgende maar al te goed:

• Je sprokkelt je werkuurtjes bij elkaar;
• Je kruipt op de meest bizarre tijdstippen achter je laptop;
• Je wordt bijna altijd gestoord als je net lekker bezig bent;
• Langer dan twee uur onafgebroken werken is er niet bij;
• Bellen met een klant kan prima terwijl je je baby voedt;
• En je hebt altijd het gevoel dat je te weinig werktijd hebt.

Klinkt als een miserabele manier van werken hè 😉 Gelukkig zijn de voordelen dit absoluut 100% zeker waard, maar het neemt niet weg dat het leven van de ondernemende moeder af en toe wel een struggle is.

Productief én effectief werken is de oplossing.

Als je eenmaal aan de slag kan (kids op bed, naar school of halleluja rustig aan het spelen met de Lego), dan wil je die tijd ook zo goed mogelijk besteden. Daarom gaat deze blog over je productiviteit verhogen.

Geen tips als ‘ga vroeger naar bed, dan kun je de volgende dag productiever werken’ of ‘zorg voor voldoende beweging’, want hoewel dit hele goede productiviteit tips zijn, heb je als moeder helemaal niets aan deze adviezen. Alsof je peuter zich ‘s nachts dan ineens niet meldt. En voldoende beweging krijg je toch wel als je je baby in slaap wandelt.

Dus in deze blogs alleen productiviteittips voor thuiswerkende moeders met een eigen onderneming.

Wil je graag thuiswerken en online ondernemen combineren met het moederschap, maar weet je niet hoe? Lees dan deze blog over online geld verdienen.

1. Maak van plannen een prioriteit

Kids op bed, eindelijk werktijd. Maar dan?!

Het maken van een planning kost tijd, en dat lijkt zonde van je kostbare tijd. Bij mij voelt het maken van een planning soms zelfs als uitstelgedrag. Maar als je op een correcte, effectieve manier tijd besteed aan je planning, is het op de lange termijn een hele goede tijdsbesteding. Uiteindelijk kun je hiermee je productiviteit verbeteren.

Maak van je planning een prioriteit met de volgende stappen:

1. Verzamel al je taken op één plek
   Heb jij je to do’s in een notitieblok, op je mobiel, je laptop en allemaal losse briefjes? Geen wonder dat het chaos is in je hoofd 😉 Ik geef de voorkeur aan één digitale plek, eentje die synchroniseert met al m’n apparaten. Zo heb ik altijd m’n to do lijst bij de hand, of ik nu achter m’n laptop zit of onderweg ben met m’n smartphone.
2. Kies een vast moment in de week om je planning door te nemen
   Neem bijvoorbeeld op zondagavond je weekplanning door. Misschien kun je taken zelfs schrappen (woop woop). Ook prioriteiten kunnen veranderen dus wat eerst heel erg belangrijk was, is dat ineens niet meer. Hop, streep erdoor.
   Voor deze stap is het ook een pré om een digitale to do lijst te hebben. Dat maakt schuiven en schrappen handiger. Of je gebruikt potlood en gum.
3. Bepaal vooraf wat je gaat doen op een dag
   Als je eerst nog moet bepalen wat je precies gaat doen, ben je zo een half uur verder. En als de middagdut van je peuter maar een uur duurt, is dat echt zonde van je tijd. Daarnaast hebben velen moeite om te beginnen aan een taak. Weten wat je gaat doen, maakt beginnen makkelijker. En het voorkomt dat je doelloos door je mail of Facebook tijdlijn scrollt…
   

Bottom line is dat je van plannen ansich een prioriteit maakt. Het kost even wat tijd (zeg een half uurtje per week) maar als je dit consequent doet, win je er uiteindelijk heel veel kostbare tijd mee.

Realistisch plannen

Nu is dit een vereenvoudigd stappenplan; in de praktijk komt er iets meer kijken bij het maken van een week- en dagplanning. En wat denk je van een maand- of zelfs een jaarplanning?

En dan is er nog zoiets als realistisch plannen. Ook motivatie en gerichte doelen en prioriteiten stellen is een belangrijke stap in dit proces. Dit is teveel om in deze blog te behandelen, daarom vertel ik je hier binnenkort meer over in een andere blog.

2. Effectiever werken

Productiever worden is niet alleen meer doen in een kortere tijd, maar vooral dat doen dat effect heeft op je onderneming. Effectiever werken dus.

Effectief werken begint met het beantwoorden van één belangrijke vraag:

Helpt het uitvoeren van deze taak bij het behalen van mijn doelen?

Anders gezegd: alles wat op je to do lijst staat moet je een stapje dichterbij je uiteindelijke doel brengen. Kijk dus kritisch naar wat er op je lijstje staat. Waarschijnlijk kun je nu al dingen schrappen, omdat je eigenlijk wel weet dat ze niet belangrijk (genoeg) zijn.

Dit is soms een moeilijke afweging. Bijvoorbeeld, de gebruiksvriendelijkheid van je website is erg belangrijk. Voor je lezer, de vindbaarheid, de conversie, maar soms wil je iets aanpassen in je design dat net wat verder gaat dan alleen de gebruiksvriendelijkheid. In dat geval kun je je afvragen of het wel echt een belangrijke to do is.

Om effectiever te werken moet je dus goed helder hebben wat je doelen zijn. Om een voorbeeld te geven uit mijn eigen business: ik zet volledig in op SEO en Pinterest. Ik hoef geen groot bereik op bijvoorbeeld Facebook en Instagram te hebben. Dat past namelijk niet bij mijn doelen en dus besteed ik daar 0 tijd aan.

3. Gebruik je piek- en dipmomenten goed

Je hebt nu een planning en je weet welke taken je moet gaan doen om je doelen te behalen. Nu is het zaak om je beschikbare tijd zo effectief mogelijk te gebruiken. Waarschijnlijk kun je je taken indelen in bepaalde categorieën, zoals administratie, social media en teksten schrijven, of op basis van tijdsduur, zoals grote taken, medium taken en kleine taken. Je moet hierbij even zelf ontdekken welke indeling voor jou goed werkt.

Zelfkennis

En dan is een beetje zelfkennis handig: wanneer heb jij je piekmoment en kun je je het beste concentreren?

Nu denk je misschien, leuk idee, maar tijdens dat “piekmoment” ben ik druk in de weer met bananenprakjes maken en poepbillen vegen. I know, ik weet dat dit lastig is.

Ik ben bijvoorbeeld een ochtendmens, maar ik heb jarenlang alleen ’s middags en ’s avonds kunnen werken. Vooral ’s middags tussen 3 en 5 had ik moeite om me te concentreren (lees: wakker te blijven…).

Laat ik allereerst zeggen dat het ook went. Echt! Daarnaast is het een keuze. Als je heel graag flexibel wilt ondernemen om thuis te zijn bij de kinderen, dan hoort dit erbij. En als je het niet wilt, dan kun je naar andere opties zoeken (kinderopvang bijvoorbeeld).

Maar als je het dus heel graag wilt, hoe maak je er dan het beste van?

Gebruik je momenten

Door op die dipmomenten de taken te doen waar je je niet vollebak voor hoeft te concentreren, of kleine taken die geen ‘flow’ vereisen. Denk aan administratieve taken zoals facturen maken, e-mails beantwoorden, zoekwoordonderzoeken doen, afbeeldingen voor Pinterest maken en Tailwind schedulen. En ‘s avonds als de kinderen op bed liggen kan ik me beter concentreren en dan doe ik dus de taken die wel concentratie of een ‘flow’ vragen, zoals het schrijven en reviewen van teksten.

Voorkom frustraties!

Het is dus goed om te weten wanneer je piekmoment is. Zo kun je productiever werken en effectiever je tijd indelen. Maar er is nog een andere reden waarom dit belangrijk is om te weten: het voorkomt onnodige frustraties.

Als jij tijdens je dipmoment aan een ingewikkelde taak gaat beginnen, onder het mom van het moet nu echt gebeuren, en het lukt niet, dan raak je mega gefrustreerd. Je gaat misschien wel twee uur lang tegen de slaap vechten, je begint steeds opnieuw maar je komt uiteindelijk geen stap verder. Dat heeft toch geen zin hè? Het is dan echt beter om deze ingewikkelde taak te bewaren voor een piekmoment en je dipmoment aan iets anders te besteden, aan het bijwerken van je administratie bijvoorbeeld.

Uitbesteden

Maar wat als er een complexe of grote taak op je ligt te wachten, een taak die vanwege een deadline echt snel af moet? Dan heb je twee opties:

1. Probeer de taak toch uit te voeren, kijk hoever je komt, en lukt het niet, dan stop je ermee. Als je het een andere keer weer oppakt, lukt het misschien wel. Soms lijken dingen ingewikkeld, maar eenmaal begonnen valt het best mee.
2. Of besteed het uit. Als iets (te) ingewikkeld of arbeidsintensief is, is het wellicht een taak die je beter kunt uitbesteden aan een VA of expert.

4. Laat je niet afleiden

Natuuuuurlijk leg je je smartphone aan de kant als je gaat werken, toch? 😉

De externe afleiding waar we mee te maken krijgen is enorm, maar met een paar handige trucjes kun je die afleiding minimaliseren.

Zo zijn er diverse tools die je hierbij kunnen helpen, zoals de Chrome extensions News Feed Eradictor for Facebook, Strict Workflow en Momentum. Hiermee blokkeer je de newsfeed op Facebook (zodat je niet doelloos blijft doorscrollen) en bepaalde websites waar je half verslaafd aan bent (denk aan nu.nl/achterklap).

Voor de Mac heb je vergelijkbare tools, maar daar heb ik geen ervaring mee. Even Googlen en je ze vindt ze direct. Maar niet te lang op Google hangen hè…

Interne afleiding

In mijn ervaring is interne afleiding een groter probleem, zeker onder werkende moeders die 88 ballen proberen hoog te houden. En je gedachten kun je helaas niet met een tooltje uitzetten. Ha, gat in de markt, wie weet kan dit in de toekomst wel, maar tot die tijd moeten wij hardwerkende mama’s het zelf oplossen.

En dat kan gelukkig met de volgende stappen:

1. Leg tijdens het werken altijd pen en papier naast je neer. Alles wat je te binnen schiet, schrijf je op – van boodschapjes die je nog moet halen tot aan piekergedachten. En dan niet heel uitgebreid, maar in één of twee kernwoorden. Het gaat er om dat je het kwijt bent, dat het “uit” je hoofd is, en dat je er op een ander moment verder mee kan.
2. Stuur je gedachten steeds weer terug naar je werk. Als je merkt dat je afgeleid bent, met je gedachten ergens anders, dan stuur je jezelf weer naar je werk. Dat kan heel letterlijk door gewoon tegen jezelf (hardop of in je hoofd) te zeggen “en nu weer aan het werk”. Je zult zien dat dit een gewoonte wordt en dat het uiteindelijk minder vaak nodig is. Het is als het trainen van een spier.
3. Blijf je intern afgeleid en lukken stap 2 en 3 niet (meer), dan neem je gewoon even pauze. Niet te streng voor jezelf zijn hè. Het kan ook helpen om een andere taak op te pakken. Soms raak je direct in een flow, en soms niet.

5. Stop met multitasken

Het is echt iets voor moeders: multitasken. Met een dreumes op de arm een boterham smeren, prima. Zingen voor je kleuter terwijl je een peuter verschoont, dubbel prima. Maar multitasken tijdens het ondernemen, dat komt niet ten goede aan effectief en productief werken.

Multitasken bestaat namelijk niet. Als je denkt goed te zijn in multitasken, ben je eigenlijk goed in heel erg snel switchen tussen taken. Ook een fijne eigenschap, erg handig als moeder, maar bij het werken kun je je beter focussen op één taak.

De adviezen in deze blog gaan nu samenkomen, want om te focussen op één taak is het belangrijk dat:

• je een goede planning hebt;
• je weet welke taak specifiek op je planning staat;
• je weet wanneer je je piekmomenten hebt;
• en je je niet laat afleiden.

Er zijn een paar technieken die je hierbij kunnen helpen. Het is als cherry picking; kies de techniek die het beste bij je past, pas ze eventueel aan of gebruik ze door elkaar.

Time blocking

Time blocking is precies wat de naam doet vermoeden: je legt een tijdsblok vast voor een bepaalde taak. In lijn met het advies over het gebruiken van je piek- en dipmomenten kun je dus je taken in blokken indelen. Dit kan in je agenda, online of offline, of in een notitieblok.

Let verder op het volgende:

• plan ook een tijdsblok in voor meerdere kleine taken;
• plan realistisch (in mijn volgende blog meer hierover), maar bottom line: maak je blokken lekker groot;
• bedenk wat je doet als je tijd over hebt, hahahahah, grap van de eeuw, maar nee serieus, zorg dat je een volgende taak hebt klaar staan voor het unieke geval dat je tijd over hebt;
• bedenk wat je doet als je tijd tekort komt, bijvoorbeeld door extra blokken in te plannen voor taken die je nog moet afmaken.

Pomodoro techniek

Met de Pomodoro techniek voorkom je uitstelgedrag, ga je beter om met afleiding en kun je meer focussen op één taak. Het idee is simpel: zet een timer op 25 minuten en ga ongestoord aan de slag met je taak. Na die 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Na in totaal 4 ‘Pomodores’ van 25 minuten op 5 minuten af, neem je een langere pauze van bijvoorbeeld een kwartier. En dat op repeat.

Klinkt goed hè? Maar ja, als thuiswerkende moeder heb je vaak de luxe niet om na 25 minuten al pauze te nemen. Hoewel dit vast je productiviteit ten goede zal komen, en waarschijnlijk ook je creativiteit, is het gewoon een utopie. Je sprokkelt werkuurtjes dus de uurtjes die je hebt moet je volledig gebruiken. Heb je dan helemaal niets aan deze techniek? Toch wel, en wel hierom:

• Je neemt regelmatig pauze
  Stel, je hebt 2 uur werktijd. Dan is het sowieso goed om na bijvoorbeeld 50 of 60 minuten even pauze te nemen. Als ik in een flow zit kan ik doorknallen tot ik na 1,5 uur ineens kramp in m’n rug krijg. Oeps. Door een timer te zetten (niet op 25 minuten maar bijvoorbeeld op een uur) voorkom je dit.
• Het maakt beginnen makkelijker
  Heb je geen zin, of vind je het lastig om te beginnen aan een nieuwe taak? Neem jezelf dan voor om maar één Pomodoro van 25 minuten te gaan werken. Dit is jezelf voor de gek houden, maar ’t werkt wel. Je doet immers waar je enthousiast van wordt (tenminste, dat hoop ik voor je) en je zult zien, eenmaal bezig, dan ga je toch wel door en heb je zo de hele avond gewerkt.

Positieve vicieuze cirkel

Deze tips helpen je hopelijk bij het krijgen van een productieve dag. Dit gaat verder dan alleen to do’s van je lijst schrappen. Door taken af te ronden, krijg je zelfvertrouwen, je voelt voldoening en je hebt het gevoel nuttig te zijn. En als dat dan lukt terwijl je ondertussen ook volop tijd doorbrengt met je kinderen, dan kun je jezelf de gelukkigste moeder van de wereld noemen.

Maar investeer ook in jezelf, blijf in contact met andere ondernemende moeders, geniet van de tijd die je met je kinderen doorbrengt en gebruik je werkuren om echt productief en effectief te werken. Zo beland je in een positieve vicieuze cirkel.

Wees niet te streng voor jezelf

Belangrijk advies dat ik je nog wil meegeven is dat je niet te streng voor jezelf moet zijn. Dit is iets waar ik mezelf nog vaak aan moet herinneren. Als het een keer niet lukt om effectief te werken, als je steeds bent afgeleid of die flow niet kunt vinden, stop dan gewoon even met werken. Blijf je doorploeteren, dan raak je gefrustreerd en hiermee doorbreek je juist die positieve cirkel. Heb het vertrouwen dat het goed komt. Op een ander moment, misschien zelfs diezelfde dag nog, lukt het je wel. Echt.

Wil jij ook meer te weten komen over flexibel online ondernemen? Kom dan bij mijn Facebookgroep. Daar help ik online ondernemende moeders om online gevonden te worden. Méér bezoekers, hoger in Google en flexibel werken. Je kunt je hier aanmelden!